مشکلات ناشی از عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب

اگر تا به امروز به اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب در سازمان و شرکت‌ها پی نبرده‌اید و هنوز هم برای ثبت تردد پرسنل خود از روش‌های قدیمی و سنتی استفاده می‌کنید، بدون شک هنوز با مزایا و امکاناتی که این سیستم‌ها برای شما فراهم می‌کنند آشنا نیستید. این تجهیزات با عملکرد مناسب و مطمئنی که دارند، می‌توانند داده‌های مربوط به تردد پرسنل را با دقت بسیار بالایی ثبت کنند و با کنترل دقیق عملکرد کارکنان، باعث افزایش بهره‌وری و راندمان کاری مجموعه شما شوند.

زمانی که وجود چنین دستگاه‌هایی اینگونه می‌توانند بر روند رشد کسب و کارها تاثیر گذار و مهم باشند، در نتیجه نبودن آن‌ها به طور حتم مشکلاتی را با خود به همراه خواهند داشت. در این مقاله قصد داریم تا با مشکلاتی که در صورت استفاده نکردن از این سیستم‌ها ممکن است با آن‌ها رو به رو شوید بپردازیم. پس اگر تا به امروز قانع به خرید این تجهیزات نشده‌اید، مطالعه این مقاله می‌تواند در تصمیم‌گیری شما بسیار موثر باشد.

نبود دستگاه حضور وغیاب ما را به چه مشکلاتی رو به رو می‌کند؟

همه‌ی ما به خوبی می‌دانیم، که مهم‌ترین وظیفه و کاربرد این تجهیزات، ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل و کارمندان شرکت یا سازمان است. شاید در نگاه اول کار این دستگاه‌ها بسیار ساده و پیش پا افتاده به نظر برسد. اما در حقیقت نقش این سیستم‌ها تنها به این مورد ختم نمی‌شود، چرا که وظایف بسیار مهم‌تری را بر عهده دارند.

امروزه اگر بخواهیم سازمان‌ها و شرکت‌ها را بدون وجود این تجهیزات هوشمند تصور کنیم، بدون شک مشکلات بسیار زیادی گریبان‌گیرتان خواهند شد و باعث به وجود آمدن بی‌نظمی و هرج و مرج بسیار زیادی در محیط سازمانی شما می‌شود. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید تا به مشکلاتی، که در نبود این تجهیزات ممکن است، برایتان به وجود بیاید، بپردازیم.

عدم کنترل حضور و غیاب پرسنل

لازم نیست بگویم، که در نبود این تجهیزات، کنترل ورود و خروج پرسنل عملا کار غیر ممکنی است. به خصوص در شرکت‌های بزرگ بدون به کارگیری این سیستم‌ها قطعا داده‌های درست و واقعی به دست‌تان نمی‌رسد. به عنوان مثال وقتی نظارت دقیق بر ورود و خروج پرسنل نباشد، آن‌ها هم از این مسئله سوء استفاده خواهند کرد و برای زمان کاری خود آن گونه که باید و شاید ارزش قائل نمی‌شوند در نهایت این امر بازدهی خوبی برای مجموعه شما به همراه نخواهد داشت.

عدم ثبت دقیق اضافه کار و کسری کار

داده‌های مربوط به ورود و خروج افراد با دقت بسیار بالایی در این سیستم‌ها ثبت و نگهداری می‌شوند و میزان کسر کار و اضافه کار هر یک از پرسنل به راحتی و بدون کوچک‌ترین مشکلی توسط آن‌ها ذخیره می‌شوند. اما عدم وجود این سیستم‌ها می‌توانند ما را با مشکلاتی در محاسبه این مقادیر رو به رو کنند. اگر بخواهیم به صورت واقع بینانه به این موضوع نگاه کنیم، باید گفت انجام این امور بدون به کارگیری این سیستم‌ها تقریبا کاری دشوار و وقت‌گیری خواهد بود.

مشکلات در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل

داده‌ها ذخیره شده در این دستگاه‌ها نقش بسیار مهمی در محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل دارند. درواقع این تجهیزات این امکان را برای شما فراهم می‌کنند تا در کم‌ترین زمان ممکن و با انتقال راحت و سریع داده‌ها، محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل خود را انجام دهید. اما عدم وجود این دستگاه‌ها علاوه بر اینکه انجام این محاسبات را به امری پیچیده و زمان‌بر تبدیل می‌کند، بلکه نیاز شما را در به کارگیری منابع انسانی بیش‌تر می‌کند.

عدم وجود آرشیو کاملی از ورود و خروج پرسنل

این تجهیزات به شما این امکان را می‌دهند تا آرشیو کاملی از زمان تردد پرسنل خود را در اختیار داشته باشید و در هر زمان که بخواهید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. به عبارت دیگر این سیستم‌ها شرایط مطلوبی را برای دسترسی راحت و سریع به اطلاعات برای شما به وجود می‌آورند و نسبت به شیوه‌های سنتی از سرعت بالاتری برخوردار هستند.

حال اگر بخواهید از این اطلاعات به صورت دستی نگهداری کنید بعد از گذشت مدتی با کوهی از پرونده‌های مربوط به آرشیو ورود و خروج افراد رو به رو خواهید بود. حتی اگر تصور کنیم، که تمامی اطلاعات واقعی و با دقت بسیار بالایی ثبت شده باشند، باز هم در صورت نیاز به مدارک و اطلاعات مربوط به تردد پرسنل ممکن است با مشکلاتی رو به رو شویم و مجبور باشیم تا زمان زیادی را صرف انجام این کار نماییم.

افزایش هزینه‌های سربار سازمان

یکی دیگر از مشکلاتی که در نبود این تجهیزات می‌تواند برای شما به وجود بیاید، افزایش هزینه‌های اضافی و سربار سازمان است. درواقع برای ثبت تردد پرسنل شما نیاز دارید تا نیروی انسانی بیش‌تری به کار بگیرید تا امور مربوط به پرسنل از جمله زمان تردد آن‌ها، مرخصی‌ها و ماموریت‌ها، اضافه کاری و ... را مدیریت کنند. در نتیجه این امر می‌تواند هزینه‌های زیادی را به مجموعه‌ی شما تحمیل کنند.

امکان پذیر نبودن تهیه گزارشات مدیریتی

در هر مجموعه و سازمانی مدیران برای پیشبرد اهداف سازمان نیاز به گزارش‌های دقیق و جامعی دارند. بنابراین با توجه به حجم انبوه اطلاعات درون سازمانی با به کارگیری یک شیوه‌ی گزارش گیری مطمئن و سریع می‌تواند کمک بسزایی در تصمیمات راهبردی مدیران داشته باشد. در نهایت عدم وجود این تجهیزات به ضرر مجموعه‌ی شما تمام می‌شود، چرا که نبود این گزارشات باعث می‌شود تا مدیران و صاحبین کسب و کارها اشراف لازم را بر عملکرد کارکنان خود نداشته باشد.

سخن پایانی

با توجه به مطالب ذکر شده باید گفت خرید این تجهیزات به منظور ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل چه در سازمان‌های کوچک و چه در سازمان‌های بزرگ امری مهم و ضروری است، که سبب افزایش بهره‌وری و بازدهی مجموعه شما می‌شود و نبود آن‌ها باعث به وجود آمدن مشکلاتی نظیر بی‌نظمی، محاسبات غلط، خطاهای انسانی و... می‌شود.