سوالات متداول در خرید نرم افزار حضور و غیاب

خرید نرم افزار حضور و غیاب یکی از چالش‌هایی است، که مدیران و کارفرمایان با آن رو به رو هستند. در بیش‌تر سازمان‌های امروزی حقوق و دستمزد پرسنل براساس میزان کارکرد و ساعات ورود و خروج کارکنان محاسبه می‌شود.

در این مقاله قصد داریم تا به مهم‌ترین سوالاتی که در خرید این سیستم‌ها وجود دارد بپردازیم. طرح این سوالات و پاسخ به آن‌ها به شما کمک می‌کند تا بدون هیچ‌گونه مشکلی و با تصمیم‌گیری درست، خریدی مطمئن و حرفه‌ای را تجربه کنید. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا به تمام سوالات شما در خصوص این سیستم‌ها پاسخ دهیم.

نرم‌افزار حضور و غیاب چیست؟

اگر تا به امروز تصور می‌کردید که دستگاه حضور غیاب مهم‌ترین جز این سیستم‌ها است، سخت در اشتباه بوده‌اید، چرا که این دستگاه‌ها تنها وظیفه ثبت تردد پرسنل را بر عهده دارد و کار دیگری انجام نمی‌دهند. درواقع از نظر من، اهمیت یک نرم‌افزار خوب از یک دستگاه حضور غیاب بیش‌تر می‌باشد.

امروزه این سیستم‌ها جزئی جدا ناپذیر از کسب و کارها می‌باشند، که مدیریت فرآیند مربوط به تردد پرسنل را بسیار راحت و ساده کرده‌اند. به بیان دیگر، این سیستم‌ها بعد از دریافت و پردازش اطلاعات مربوط به تردد پرسنل، آن‌ها را به انواع گزارشات قابل استفاده برای مدیران و کارفرمایان تبدیل می‌کنند و در اختیارشان قرار می‌دهند.

چرا کسب و کارها به نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارند؟

یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده از این سیستم‌ها در کسب و کارها، ایجاد نظم و انضباط در محیط کار است. با وجود این سیستم‌ها پرسنل احساس مسئولیت بیش‌تری خواهند داشت و مطابق با قوانین و مقررات سازمان عمل خواهند کرد.

علاوه بر ایجاد نظم، دلایل بسیار زیاد دیگری مانند صرفه جویی در زمان، پرداخت به موقع حقوق و دستمزد کارکنان، برقراری عدالت در بین پرسنل و ... وجود این سیستم‌ها را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به امری ضروری تبدیل کرده است.

چند نوع نرم افزار حضور غیاب وجود دارند؟

مهم‌ترین سوالی که همیشه مطرح می‌شود، این است، که چه سیستمی برای مجموعه من مناسب است؟ این سیستم‌ها در مدل‌های مختلفی از جمله نرم افزار حضور غیاب تحت وب، ابری، ویندوز، اپلیکیشن تولید و طراحی شده‌اند، که هر کدام قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلفی دارند.

از مهم‌ترین ویژگی که باید این سیستم‌ها داشته باشند قدرت انطباق با نیازهای مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها است. درواقع نیازمندی سازمان‌ها به این سیستم‌ها به ابعاد آن‌ها بستگی دارد. با توجه به همین امر این سیستم‌ها در پلتفرم‌های مختلفی تولید شده‌اند و شما می‌توانید مطابق با نیاز و نوع کسب و کارتان مناسب‌ترین آن‌ها را انتخاب نمایید. در ادامه به انواع این سیستم‌ها می‌پردازیم.

نرم افزار حضور وغیاب تحت ویندوز چیست ؟

این نرم افزارها را می‌توانید بر روی سیستم عامل ویندوز نصب کنید و با داشتن یک سیستم کامپیوتری به محیط نرم‌افزار دسترسی داشته باشید. هم‌چنین با توجه به اینکه نیازی به تبادل اطلاعات با سرور ندارید و پردازش در این سیستم‌ها تنها در سمت کلاینت صورت می‌گیرد، می‌توانید سرعت بسیار زیادی را با این سیستم‌ها تجربه کنید.

 سیستم حضور غیاب تحت وب چیست؟

دسترسی راحت مهم‌ترین شاخصه و ویژگی‌های این سیستم‌ها است و شما می‌توانید تنها از طریق یک مرورگر و اینترنت به آن‌ها دسترسی داشته باشید. هم‌چنین عدم اشغال فضا و حافظه، استفاده همزمان چندین کاربر، بهره‌مندی از سیستم ماژولار و ... از جمله مزایای استفاده از این سیستم‌ها می‌باشد.

نرم افزار حضور غیاب ابری چیست؟

استفاده از این سیستم‌ها یک شیوه نوین برای ردیابی و نظارت بر تردد پرسنل می‌باشد. در واقع می‌توان گفت این سیستم‌ها به شما و کسب و کارتان کمک می‌کنند تا در هر زمان و مکانی به داده‌های حضور و غیاب پرسنل خود دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید با استفاده از این سیستم‌ها توان پردازشی بالا، امنیت بالا و حرفه‌ای بودن را تجربه کنید.

اپلیکیشن حضور و غیاب چیست؟

امروزه گوشی‌های همراه هوشمند، به عنوان یک ابزار کاربردی جهت انجام کارهای روزانه در دسترس همه ما وجود دارد. اپلیکیشن حضور وغیاب این امکان را به شما می‌دهد تا همه امور مربوط به پرسنلتان را در گوشی‌ها هوشمند خود نظارت و کنترل نمایید.

دلایل استفاده از این سیستم‌ها چیست؟

امروزه استفاده از این سیستم‌ها در هر کسب و کاری چه بزرگ و چه کوچک یک ضرورت به شمار می‌روند. بهینه سازی رشد کسب و کارها، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، افزایش رضایت کارمندان، ایجاد نظم و انضباط، دسترسی راحت و سریع از جمله دلایل استفاده از این سیستم‌ها است.

 قیمت نرم افزار حضور و غیاب چگونه تعیین می‌شود؟

قیمت این سیستم‌ها به عوامل مختلفی از جمله

• نوع لایسنس
• نوع بستر و پلتفرم
• امکانات و قابلیت‌ها
• چند کاربره بودن سیستم
• و خدمات پشتیبانی و پس از فروش بستگی دارد.

این سیستم‌ها چه قابلیت‌هایی دارند؟

قابلیت‌ها و امکانات این سیستم‌ها می‌تواند بسته به شرکت سازنده متفاوت باشد، اما به طور کلی این سیستم امکاناتی نظیر

• تعریف قوانین محاسباتی
• جلوگیری از خطاهای انسانی
• امکان شخصی سازی سیستم
• ثبت دقیق ترددها در پایگاه داده
• تعریف تقویم و شیفت‌های کاری مختلف
• امکان نظارت لحظه‌ای بر روند عملکرد پرسنل
• ارائه گزارشات دوره‌ای کامل و دقیق به صورت روزانه، ماهانه و...

را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این سیستم‌ها یک هدف مشترک دارند و آن هم ردیابی و بهینه سازی ساعات کاری پرسنل است، اما تفاوت‌هایی نیز دارند.

آیا می‌توان این سیستم‌ها را شخصی سازی کرد؟

همانطور که می‌دانید ممکن است قوانین و مقررات هر سازمان بسته به سیاست آن‌ها متفاوت باشد. این نرم‌افزارها این امکان را به کاربران می‌دهند تا قوانین مربوط به سازمان خود را تعریف و پیاده سازی کنند.

آیا این سیستم‌ها می‌توانند حقوق و دستمزد پرسنل را محاسبه کنند؟

همانطور که قبل‌تر اشاره کردیم وظیفه اصلی این سیستم‌ها ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل، میزان مرخصی، اضافه کار، ماموریت و ... است. اما بعضی از این نرم افزارها دارای قابلیت ماژول حقوق و دستمزد هستند. شما می‌توانید تمام اطلاعات مربوط به پرسنل خود، اعم از نوع قرار داد، نحوه پرداخت حقوق، دوره‌های حقوقی، مالیات و فرمول‌های محاسباتی را تعریف کنید و محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل خود را به این سیستم‌ها بسپارید.